Au sein de la direction de l’offre médico-sociale, la mission de l’assistant(e) de direction est d’assister le directeur, et le/la directeur/trice adjoint(e) : préparation, gestion des dossiers et rendez-vous avec les partenaires internes et externes.

Il/elle :

- assure le secrétariat et constitue la porte d’entrée de la direction 

- est référent(e) pour certains outils/applicatifs utilisés par la DOMS

- prend en propre le suivi des DPI et DACI des agents de la DOMS.

Les activités principales sont les suivantes :

Travail de secrétariat pour la direction DOMS

- Gestion des agendas 

- Préparation et organisation de leurs réunions et déplacements 

- Accueil téléphonique et physique pour la direction DOMS

- Enregistrement et distribution du courrier, archivage

- Rédaction de documents, courriers ou mails à destination des partenaires internes et externes, compte-redus

En lien avec les assistantes de la direction générale et assistants(es) des directions adjointes

- Suivi des courriers dits « signalés » 

Référent pour des outils / applicatifs / procédures de la direction DOMS

- Référent(e) pour les outils Elise, 6PO, Solarhs, Portail SNCF, GFD, tableaux enquête d’activité, BAL DOMS, Répertoires « RESERVE » et « CODIR DOMS » du réseau, espace collaboratif de l’Agora Social Club partagé avec les fédérations du secteur médico-social

- Référent(e) DPI et DACI de la DOMS pour les agents concernés/fait le lien avec le service juridique

Secrétariat de la commission spécialisée pour les prises en charge et les accompagnements médico-sociaux de la CRSA

- Convocation, logistique, relecture des comptes rendus

Relations fonctionnelles

- Assistants des autres directions et en particulier de la DG, de la DRH, du service communication, du SMG, des délégations départementales

- Service juridique pour le suivi des DPI

- Membres de la CSPAMS

- Associations, organismes gestionnaires

Connaissances 

Environnement institutionnel et administratif
Maitrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de classement et d’archivage
Règles administratives de base
Maitrise des outils de communication

Savoir-faire

Prise de notes,
Gestion d’agendas
Suivi d’échéances pour une direction
Rédaction de courriers et comptes-rendus
Créer des outils pour faciliter l’activité du directeur et du/de la directeur/trice adjoint(e)
Capacité de synthèse

Savoir-être nécessaire

Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’organisation
Ecoute et discrétion
Être rapide, réactif et avoir l’esprit d’initiative
Sens du relationnel
Capacité d’adaptation
Sens du travail en équipe

Les candidatures sont à remplir sur :

https://ars-provence-alpes-cote-dazur-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 3 jours par semaine après seulement 3 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Les informations vous concernant seront informatisées. Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle. Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données : ars-paca-dpo@ars.sante.fr