Le poste est rattaché à la Direction de l'Organisation des Soins (DOS).

Dans le cadre de la mise en œuvre d’une gestion mutualisée des secrétariats, l’assistant(e) de direction exercera principalement ses fonctions auprès du Département Performance et Financements des établissements de santé (DPF) et suppléera en tant que de besoin l’assistante de direction de la DOS notamment pendant les périodes de congés. Il/Elle pourra également répondre à des besoins de secrétariat ponctuels des autres départements.

Placé(e) sous l’autorité directe du responsable de département, l’Assistant(e) de direction facilite l’organisation quotidienne du département en anticipant les échéances, en préparant les dossiers et en assurant une gestion efficace des agendas de chacun. Il/Elle assure l’interface entre les différents interlocuteurs de DPF, particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information. Il/Elle facilite le lien avec les autres directions métiers et délégations territoriales de l’agence, mais également avec les partenaires extérieurs de la direction (établissements de santé notamment).

Les principales missions du secrétariat de direction sont les suivantes : assurer la gestion des appels, supervision de l’agenda, organisation des réunions, traitement des courriers, mise à jour des listes des diffusions…

Les activités principales : 

- Assurer la circulation de l’information entre au sein du département et avec l’ensemble de la DOS :

• Diffuse des informations et réalise chaque semaine le compte rendu de la réunion de service
• Classe, archive et actualise les documents du département par grandes thématiques de manière que chaque collaborateur puisse retrouver facilement un dossier 
• Constitution des listes de diffusion et envoi des messages aux établissements et/ou aux délégations départementales (mailing)

- Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient le département avec les acteurs internes et externes :

• Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail compatibles avec les agendas de chacun et les échéances institutionnelles 
• Assurer le bon déroulement des réunions en coordonnant les agendas de chacun, en anticipant les ordres du jour, en s’assurant de la préparation des conditions matérielles (salle, visio…)

- Réaliser le secrétariat département et des collaborateurs :

• Gestion des agendas, des plannings, des informations et des appels
• Affectation du courrier, rédaction des projets de courrier et des comptes rendus (réunion de service) 
• Suivi des congés des collaborateurs du département et organisation des déplacements et frais afférents
• Préparation de l’arrivée des nouveaux arrivants

- Traitement de dossiers spécifiques en lien avec les missions de DPF

- Traitement de dossiers transversaux pour le compte de la direction de l’offre de soin

Connaissances 

Bureautique et outils collaboratifs
Environnement administratif, institutionnel et politique
Gestion de l’information
Techniques de rédaction

Savoir-faire

Bonne communication écrite et orale
Concevoir un support, un document 
Rédiger, rendre compte
Prioriser et organiser ses activités

Savoir-être nécessaire

Aisance relationnelle
Esprit d’initiative
Être autonome
Faculté d’adaptation
Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
Faire preuve de disponibilité
Réactivité

Les candidatures sont à remplir sur :

https://ars-provence-alpes-cote-dazur-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Les informations vous concernant seront informatisées. Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle. Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données : ars-paca-dpo@ars.sante.fr