Le poste est rattaché directement à la Direction de la Délégation Départementale des Hautes Alpes.

Les principales missions sont les suivantes :

1) Assistant(e) de Direction 

- Accueil

- Organisation des réunions, évènements

- Documentation

- Classement et archivage

- Gestion du courrier

2) Référent(e) logistique :

- Gestion des fournitures 

- Suivi des achats de la carte achats 

- Suivi des différents contrats 

- Suivi du parc automobile (à confirmer)

-Participe au schéma immobilier 

3) Assure l’intérim de l’Assistante des Services

Les activités :

- Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques de la Direction

- Gestion des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe (planification collective, déplacements et organisation des réunions)

constitution de fonds de dossiers, rédaction de projets de courrier, traitement de texte 

suivi des parapheurs

traitement de l’information et réponses de 1er niveau

organisation logistique des réunions 

- Tenue de la base documentaire de la Directrice et Directrice Adjointe

- Classement et archivage de documents, informatiques et physiques

- Gestion du courrier :

arrivée avec enregistrement (scan dans elise, distribution et chrono)

de la BAL « Direction » avec la gestion des informations et la transmission aux agents/service le cas échéant

- Gestion des fournitures :

réceptionner les achats, certifier le « Service Fait » et transmettre les bons de livraison et les factures de la DD 05 

suivre l’état des stocks de fournitures (inventaire), la préparation et la saisie des commandes, le rangement des livraisons 

faire remonter les besoins spécifiques (matériel de bureau, fauteuil, etc…) ;

assister aux réunions avec le siège (visio ou présentiel) 

- Gestion des contrats en lien avec les moyens généraux

Connaissances 

Pack Office Microsoft 365
Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon les domaines d’activité – administratif, communication
Techniques administratives et capacité rédactionnelle
Protocole administratif

Savoir-faire

Discrétion - confidentialité
Utiliser les techniques de communication
Mettre en œuvre les techniques d’accueil téléphonique et physique
Recueillir et traiter de l’information
Gérer des situations conflictuelles

Savoir-être nécessaire

Faire preuve d’adaptation professionnelle
Faire preuve de discrétion professionnelle
Rester maître de soi, être accueillante
Faire preuve de concentration et rigueur
Faire preuve de travail collectif / transverse

Les candidatures sont à remplir sur :

https://ars-provence-alpes-cote-dazur-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Les informations vous concernant seront informatisées. Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle. Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données : ars-paca-dpo@ars.sante.fr