Le poste est rattaché directement à la Direction de la Délégation Départementale des Hautes Alpes.

Les principales missions sont les suivantes :

1) Assistant(e) de Direction

- Accueil
- Organisation des réunions, évènements
- Documentation
- Classement et archivage
- Gestion du courrier

2) Référent(e) logistique :

- Gestion des fournitures
- Suivi des achats de la carte achats
- Suivi des différents contrats
- Suivi du parc automobile (à confirmer)
-Participe au schéma immobilier

3) Assure l’intérim de l’Assistante des Services

Les activités :

- Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques de la Direction

- Gestion des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe (planification collective, déplacements et organisation des réunions)

constitution de fonds de dossiers, rédaction de projets de courrier, traitement de texte suivi des parapheurs

traitement de l’information et réponses de 1er niveau

organisation logistique des réunions

- Tenue de la base documentaire de la Directrice et Directrice Adjointe

- Classement et archivage de documents, informatiques et physiques

- Gestion du courrier :

arrivée avec enregistrement (scan dans elise, distribution et chrono)
de la BAL « Direction » avec la gestion des informations et la transmission aux agents/service le cas échéant

- Gestion des fournitures :

réceptionner les achats, certifier le « Service Fait » et transmettre les bons de livraison et les factures de la DD 05

suivre l’état des stocks de fournitures (inventaire), la préparation et la saisie des commandes, le rangement des livraisons

faire remonter les besoins spécifiques (matériel de bureau, fauteuil, etc…) ;

assister aux réunions avec le siège (visio ou présentiel)

- Gestion des contrats en lien avec les moyens généraux

Connaissances

Pack Office Microsoft 365
Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions
des services selon les domaines d’activité – administratif, communication
Techniques administratives et capacité rédactionnelle
Protocole administratif

Savoir-faire

Discrétion - confidentialité
Utiliser les techniques de communication
Mettre en oeuvre les techniques d’accueil téléphonique et physique
Recueillir et traiter de l’information
Gérer des situations conflictuelles

Savoir-être nécessaire

Faire preuve d’adaptation professionnelle
Faire preuve de discrétion professionnelle
Rester maître de soi, être accueillante
Faire preuve de concentration et rigueur
Faire preuve de travail collectif / transverse