Placé(e) sous l'autorité directe de la Directrice départementale des Bouches-du-Rhône et de ses deux directrices adjointes, vous assistez l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son activité. Vous assurez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes et la direction, notamment pour la communication, la coordination et le traitement de l'information.

Vous travaillez en binôme avec une autre assistante de direction, pour garantir la continuité du service.

Vos missions :

Appui à l'équipe de direction

• Gérer les agendas de la Directrice départementale et des directrices adjointes.


• Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et temps de représentation : préparation des dossiers, coordination avec les organisateurs externes, réservations.


• Suivre les échéances, les relances et les priorités, y compris la programmation des bilatérales et le rappel des délais de réponse aux courriers.


• Suivre les dossiers ponctuels et les affaires réservées.


• Mettre en forme et diffuser les documents utiles à l'activité de direction.

Interface et coordination

• Assurer le lien entre la direction, les services de la DD13, le siège de l'ARS et les partenaires institutionnels.


• Accueillir, filtrer et orienter les demandes internes et externes, et veiller à la qualité des réponses.


• Gérer les boîtes fonctionnelles : tri et orientation des sollicitations.

Gestion du courrier (Référente ELISE)

• Traiter le courrier entrant et l'orienter vers les services compétents.


• Saisir les courriers sortants, les mettre à la signature et en assurer le suivi.


• Accompagner les agents dans l'utilisation de l'application ELISE.

Référente RH et logistique

• Être l'interlocutrice de proximité des services RH et logistiques pour la DD13.


• Recueillir les demandes des agents et organiser leur traitement avec l'encadrement.


• Suivre les congés des cadres de la direction.


• Gérer le calendrier et le matériel d'astreinte des cadres de la DD13.

Préparation de réunions

• Préparer les ordres du jour et rassembler les notes et dossiers préparatoires.


• Diffuser les documents aux participants.


• Rédiger, le cas échéant, un compte rendu ou un relevé de décisions.

Autres activités

• Gérer et suivre la carte achats de la DD13.

Connaissances

Environnement professionnel, institutionnel et administratif
Processus et circuits internes à l'ARS
Techniques administratives
Outils bureautiques et informatiques
Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-faire

Organiser des réunions
Prendre des notes et utiliser les techniques de lecture rapide
Filtrer et orienter les informations
S'adapter à différents interlocuteurs
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

Réactivité
Sens de l'écoute et du dialogue
Esprit d'équipe
Rigueur
Sens de l'analyse et de la synthèse
Discrétion professionnelle
Capacité d'adaptation

Les candidatures sont à remplir sur :

https://ars-provence-alpes-cote-dazur-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler après 3 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Les informations vous concernant seront informatisées. Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle. Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données : ars-paca-dpo@ars.sante.fr